Checklist, enviando correos electrónicos efectivos

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El correo electrónico se suele utilizar más que antes y es el medio nuevo más popular. (Casi) todo el mundo usa el correo electrónico y eso democratiza las conversaciones. Su funcionamiento, el básico al menos, está asimilado ya por una gran parte de la población. Ha traspasado generaciones. En un porcentaje alto es el único sistema de comunicación de internet utilizado por personas mayores de 50 años. Por tanto, es importante cuidar la forma y el estilo: en muchas ocasiones es la primera imagen que damos de nosotros mismos hacia los demás, la Fundación del Español Urgente, ha publicado una serie de recomendaciones aplicables en la escritura de los correos electrónicos empresariales, aquí un resumen de los puntos más importantes.

Algunos números:

  • En el 2011 había 3 100 millones de cuentas de correo electrónico en el mundo.
  • El 25 % de las cuentas de correo son de empresa.
  • Un típico usuario corporativo recibe y envía 105 mensajes diarios.
  • Se envían 2,8 millones de correos electrónicos por segundo (el 90 % de ellos son spam y mensajes con virus).

Por muy bueno que se sea en el desempeño del trabajo, un correo electrónico lleno de faltas de ortografía (¡cuidado con los correctores y traductores automáticos!), un uso innecesario de mayúsculas, una gramática o sintaxis incorrectas o un léxico pobre pueden desgastar la buena imagen que el trabajo proporciona. Y las excusas de la premura, la gran cantidad de correos que hay que escribir y la excesiva tolerancia o permisividad digital que se nos presupone a todos en los nuevos medios, no son válidas.

Hay que procurar escribir lo mejor posible. Se ha de mantener una relación cordial a la vez que profesional y con un trato personalizado. La respuesta rápida y exhaustiva de todos los correos de los que somos destinatarios contribuirá a dar una imagen de empresa eficiente.

Algunas recomendaciones para redactar los mensajes de un correo electrónico son las siguientes:

  • Escribir en negro sobre blanco. Determinados colores tienen su significado (el azul es el más habitual para señalar hiperenlaces y el rojo para corregir).
  • Evitar las mayúsculas ya que cuando lo hacemos ESTAMOS GRITANDO. Además de ser molestas, dificultan la lectura porque no estamos habituados a ellas.
  • No abusar de las negritas y las cursivas, para que no pierdan su excepcionalidad.
  • El subrayado puede confundirse con un hipervínculo.
  • Escribir con fuentes comunes que puedan ser reconocidas por cualquier sistema.
  • Un correo de más de 50 líneas (tres párrafos) se considera excesivo. Si realmente necesitamos más extensión, quizá sea conveniente enviar un adjunto y resumir en el bloque de texto del correo electrónico lo que se adjunta.
  • Dedicamos mucho tiempo al correo electrónico, pero la saturación actual hace que leamos un mensaje rápidamente e incluso mientras estamos realizando otras actividades. Escribamos mensajes concisos, claros y breves.
  • Los emoticonos son una representación gráfica del tono o carácter del que queremos dotar a nuestro texto. Son muy populares y su uso es constante entre la mayoría de los usuarios. Dicho esto, no debemos abusar y es recomendable no recurrir a ellos en ambientes profesionales o con personas con las que no tengamos suficiente confianza.
  • Gramaticalmente hay dos reglas básicas: la redacción sencilla, corta y repetitiva da énfasis a lo que escribimos y las frases complejas, llenas de oraciones subordinadas, variando el ritmo, suavizan el mensaje. El mal uso de la puntuación puede dificultar la lectura del texto o directamente cambiar el significado de una frase.

La firma cierra el mensaje y es un elemento importante. Si el remitente ofrece suficiente información en la dirección de correo y el cuerpo del mensaje ya estará identificado. Podemos utilizar la firma que tengamos configurada en el sistema de correo y que aparece por defecto o usar un tipo de firma cada vez, dependiendo de la relación que se establezca con la persona a quien escribimos.

¡Listos para enviar correos más eficientes que además hablen bien del trabajo que cada quién realiza!

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