A pesar de que la conservación de archivos físicos en las empresas sea una necesidad en diferentes rubros, como son los trámites internos, legales y fiscales; se puede originar un punto de vulnerabilidad a partir de esta práctica. Si la información impresa o los papeles confidenciales que tenemos en nuestra oficina no se gestionan de una manera adecuada, estos pueden verse comprometidos por diferentes agentes.
Actualmente, se ha recurrido a la digitalización de documentos como una medida de conservación para los archivos que son importantes e indispensables, en oficinas y negocios. Sin embargo, no siempre podemos prescindir de la documentación física. Por lo tanto, además de implementar medidas de seguridad contra el robo de información (como la destrucción de archivo muerto), nuestros documentos deben ser protegidos contra otros factores externos.
En este artículo de Safe Data, hablaremos sobre los factores extrínsecos que pueden poner en riesgo nuestra documentación y te proporcionaremos algunas medidas que se pueden tomar para asegurar el almacenamiento de archivo de tu empresa y la vigencia de tu información física.
Factores extrínsecos que degradan documentos físicos
Los factores extrínsecos comprenden múltiples efectos, que deterioran la constitución de nuestros archivos. Estos son provocados por agentes ambientales, biológicos y accidentales. Entre ellos, podemos numerar los daños más comunes que afectan el almacenamiento de documentos de nuestras compañías:
Resguardar nuestros documentos en un espacio con condiciones poco favorables (como son temperatura, luz solar, polvo o filtraciones de agua), hace que su estado se deteriore fácilmente. Ya sea que los archivos retengan humedad, que generen microorganismos nocivos o que estén inmersos en un espacio sucio, todos estos agentes pueden hacer que la composición de nuestros papeles se vea comprometida.
Incendios, cortos circuitos o tormentas de gran impacto que dañan los espacios donde tenemos almacenados nuestros archivos, son razones que pueden afectar su vigencia. Generalmente estos no pueden ser prevenidos, cuando suceden por causas naturales.
Contar con espacios que no están adaptados con las condiciones ambientales necesarias, es una consecuencia de la negligencia en el tratamiento de nuestra información. Muchas veces, la contención de estos documentos la establecemos en un pequeño espacio libre de nuestras instalaciones y su acumulación indiscriminada puede derivar en la presencia de los factores antes mencionados.
Medidas preventivas para el cuidado de nuestros archivos físicos
Debido a la existencia de estos factores extrínsecos que dañan nuestro archivos, la implementación de medidas precautorias es fundamental. Algunas opciones que te sugerimos, para brindarle un periodo de vida más extenso a tus archivos, son:
Tener un lugar destinado específicamente al resguardo de documentos, es fundamental para asegurar su buen estado. No solo te permite adaptarlo para cubrir todos los cuidados que estos papeles deben tener, sino que también te brindará una mejor organización, evitando acumulaciones de documentos en tu oficina.
Para almacenar archivos importantes, es necesario mantenerlos en un espacio aseado. El mantenimiento recurrente para evitar la acumulación de polvo, la generación de organismos o insectos y vigilar que las condiciones sean las adecuadas, es de suma importancia para el resguardo de nuestra información.
Ya sea por la altura de su ubicación, alarmas contra desastres o protecciones adicionales que están disponibles en la actualidad, podemos preparar las instalaciones donde se almacenan nuestros documentos, para así brindarles un área más segura contra este tipo de riesgos.
Todas estas condiciones de resguardo seguro para tus documentos, podemos cubrirlas en Safe Data. Nosotros te proporcionamos el almacén de archivos que requieres, con confidencialidad garantizada y el ambiente ideal para mantener el correcto estado de tus papeles más importantes. Contáctanos aquí y te brindaremos una solución inmediata.
