Sistemas de administración de recursos empresariales de evaluación e implementación con ERPNext

QUÉ ES UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

Toda empresa administra cuatro recursos: dinero, materiales, capacidad de trabajo y tiempo. Y un quinto que los conecta a todos: la información.

Un sistema de administración de recursos empresariales, conocido por sus siglas en inglés como ERP, es el software donde esos recursos se registran, se relacionan y se controlan en un solo lugar. No es un programa de facturación ni un sistema contable: es la estructura donde se apoya la operación completa.

Acompañamos a empresas de 3 a 100 empleados en la evaluación, selección e implementación de este tipo de sistemas, utilizando ERPNext como plataforma principal.

LOS RECURSOS QUE ADMINISTRA Y DÓNDE SE CONTROLAN

Materiales e inventario
Qué hay, dónde está, cuánto vale y cuándo hay que reponerlo. Se controla en los módulos de inventario, almacenes y compras.

Dinero
Qué se debe, qué le deben, en qué se está gastando y con qué margen se vende. Se controla en cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gastos y contabilidad.

Capacidad y personas
Quién hace qué, con qué carga de trabajo y con qué resultado. Se controla en órdenes de producción, proyectos, tareas y asignaciones.

Tiempo
Cuánto tarda un pedido en surtirse, un proveedor en entregar, un cliente en pagar. Se controla en los tiempos de cada etapa del proceso.

Información
El recurso que conecta a los otros cuatro. Es lo que permite responder "¿cómo vamos?" sin pedirle un reporte a nadie.

CÓMO EVALUAR UN ERP ANTES DE COMPROMETERSE

Si está comparando opciones, estos son los criterios que realmente importan. Se los damos aunque termine eligiendo a otro proveedor.

1. Alcance funcional real
No cuántos módulos tiene, sino si cubre los procesos que su empresa sí ejecuta. Un sistema con cuarenta módulos de los que usará cuatro no es mejor que uno con diez que cubre los suyos.

2. Estructura de costo a tres años
No solo la implementación. Sume licencias anuales por usuario, servidor o nube, soporte, actualizaciones y los ajustes que va a necesitar. Un sistema barato de entrada que cobra por usuario se vuelve caro cuando la empresa crece.

3. Capacidad de personalización
Qué tanto se puede adaptar a su forma de trabajar, y cuánto cuesta cada adaptación. Pregunte si es configuración o si requiere desarrollo del fabricante.

4. Capacidad de integración
Si tiene interfaz de programación abierta para conectarse con los sistemas que usted ya tiene. Sin esto, cada conexión futura será un problema.

5. Propiedad de la información
Dónde vive su información, en qué formato puede exportarla y qué pasa con ella si un día cambia de proveedor o de sistema.

6. Dependencia del proveedor
Si el sistema solo lo puede mantener quien se lo vendió, está atado. Si otros pueden darle soporte, tiene opciones.

7. Quién lo va a implementar
El software importa menos que quien lo implementa. Pregunte quién específicamente va a hacer el trabajo y qué experiencia tiene en empresas del tamaño y giro del suyo.

8. Qué pasa después del arranque
Un ERP se sigue afinando durante el primer año. Pregunte qué incluye el soporte posterior y qué cuesta aparte.

ERRORES QUE VEMOS CON MÁS FRECUENCIA

- Elegir el sistema antes de entender qué problema se quiere resolver
- Comprar por cantidad de funciones en lugar de por ajuste a la operación
- Implementar todas las áreas al mismo tiempo
- Dejar la definición de procesos en manos del proveedor, sin participación de la empresa
- Automatizar un proceso desordenado, con lo que se obtiene desorden más rápido
- No asignar a nadie de la empresa al proyecto
- Descuidar la calidad de la información que se carga al arrancar

QUÉ HACEMOS NOSOTROS

Evaluación y selección
- Levantamiento de cómo opera su empresa y qué necesita controlar
- Definición de requerimientos reales, no de una lista genérica de módulos
- Análisis de los sistemas que ya tiene y qué conviene conservar
- Recomendación fundamentada, con alcance y etapas

Implementación
- Instalación y configuración del sistema en servidor propio o en la nube
- Configuración de catálogos, almacenes, precios, permisos y autorizaciones
- Carga y depuración de la información de arranque
- Personalización de formatos, campos y flujos

Integración y desarrollo
- Conexión con los sistemas que su empresa ya utiliza
- Automatización de tareas que hoy se hacen a mano
- Desarrollo de módulos, reportes y funcionalidades que el sistema no trae de origen

Capacitación y acompañamiento
- Capacitación por área con los casos reales de su empresa
- Arranque acompañado y soporte posterior
- Administración del servidor, respaldos y actualizaciones

POR QUÉ TRABAJAMOS CON ERPNext

Evaluado contra los ocho criterios anteriores, ERPNext responde bien en los que más pesan para una empresa de 3 a 100 empleados:

- Costo: no cobra licencias por usuario, así que crecer no encarece el sistema
- Alcance: cubre compras, inventarios, ventas, cobranza, proyectos, manufactura ligera y contabilidad
- Personalización: se adapta por configuración y, cuando hace falta, por desarrollo
- Integración: cuenta con interfaz de programación abierta
- Propiedad: la información es de la empresa y se aloja donde ella decida
- Dependencia: al ser de código abierto, otros proveedores pueden darle soporte. No queda atado a nosotros

Donde un ERP corporativo sigue siendo superior es en operaciones multinacionales complejas, con múltiples monedas, regulaciones y miles de usuarios. Si su caso es ese, se lo diremos.

SERVICIO 100% REMOTO EN TODO MÉXICO

Evaluación, implementación, capacitación y soporte se realizan por videollamada y acceso seguro. Atendemos empresas en cualquier parte de la República Mexicana, sin costos de traslado.

Atendemos empresas de 3 a 100 empleados.