El almacenamiento de archivo promueve una mejor organización interna de las empresas y, en consecuencia, mejora los resultados de estas y del desempeño de su equipo de trabajo. En la actualidad, los distintos sectores buscan mejorar sus procesos de organización, logística y producción, mediante nuevas medidas y proyectos, los cuales comienzan desde la organización interna y sus recursos humanos.
La gestión documental ha destacado como una de las medidas más importantes para comenzar a formar una mejor organización de las empresas. Por consiguiente, se espera que a partir de la mejora de sus procesos y la organización de su documentación, estas puedan tener mayor información de valor y la capacidad de comunicarla al público y sus clientes.
Almacenamiento de archivo: una solución para la gestión documental
La información de cada empresa debe contar con un almacenamiento de documentos eficaz y organizado, que permita la fácil consulta de cada uno de sus archivos físicos, los cuales suelen acumularse a lo largo de los años: facturas, contratos, pólizas, expedientes, etc.
Sin embargo, la gestión y el almacenamiento de archivo generalmente se delegan a una parte del equipo de trabajo, quien debe recopilar toda esta información en un espacio de la oficina destinado a este fin. Esto hace que el acceso a la información sea más desorganizado, tedioso y complejo.
Hoy en día, existen empresas especializadas, que brindan servicio de almacenamiento de archivos en bodegas especializadas para el resguardo de documentos. Contar con un espacio de alta seguridad, que a la vez te brinda una organización y gestión documental, es vital para mantener el progreso de tu compañía.
Ventajas de contratar un almacenamiento de archivo
Algunas de las ventajas que puedes percibir en el desarrollo de tu empresa, a través de la contratación de un servicio profesional de almacenamiento de archivo son:
1. Ahorro de inversión en la gestión documental
A través de la contratación de un servicio de resguardo de documentos profesional, podrás generar ahorros, debido a que la organización de los archivos en nuestra propia oficina o en bodegas que no mantienen un esquema organizativo definido, crea gastos innecesarios. Además, nuestra información corre riesgos al estar almacenada en espacios que no están adaptados para este fin, lo cual deriva en mayores gastos de reimpresión, trámites para la obtención de nuevas copias físicas de archivos, etc.
2. Optimización de los procesos internos
Contar con un almacenamiento de archivo profesional también proporciona una mejor organización de nuestra información, dentro de los procesos que llevamos a cabo con nuestro equipo de trabajo. Esto permite aprovechar cada uno de los documentos a los que tenemos acceso, mediante un esquema organizado e indizado que nos permite encontrar y utilizar fácilmente la información disponible.
3. Seguridad de tu información garantizada
Un buen almacén de archivos te proporciona confianza desde el primer momento. Mediante una excelente comunicación con tus gestores de documentos y la seguridad de instalaciones especializadas, podrás tener la certeza de que el resguardo de tus archivos más importantes y confidenciales está en buenas manos.
4. Acceso rápido y oportuno a tu información
A pesar de que existen soluciones digitales que dan acceso inmediato a tus archivos, el almacenamiento de archivo físico en un lugar especializado, también te permite obtener fácilmente la información. Mediante una base de datos con una organización estricta y confidencial de tus documentos, podrás tener en tus manos los archivos que requieres en un corto plazo de tiempo, incluso en situaciones urgentes.
5. Mejora en la calidad de tu empresa
Tanto en el aspecto interno como externo, ante normativas internacionales como la ISO, la gestión documental es de vital importancia para generar procesos de calidad. Por eso, a través del almacenamiento de archivo podrás garantizar este aspecto fundamental para tu empresa y recibir este reconocimiento de alta importancia. Esto no solo reflejará una mejor organización ante tus clientes, sino que también optimizará la proactividad dentro de tu equipo de trabajo.
Si buscas un experto que te ayude con la gestión y el almacenamiento de tus documentos, nosotros te ponemos en contacto con empresas especializadas en brindar atención personalizada para la ejecución de un plan de almacenamiento de archivo que vaya de acuerdo con tus necesidades. Contáctalos aquí.
