Para las necesidades regulatorias del sector empresarial y financiero, el correcto almacenamiento de archivo en papel es clave para cumplir con las obligaciones legales en materia de conservación, resguardo y eventual eliminación de documentos que contienen datos personales. No basta con guardar documentos en cualquier sitio: se requiere de procesos estructurados, seguros y que respeten los lineamientos jurídicos establecidos por autoridades como la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN).
Por lo anterior, las empresas deben prestar especial atención al resguardo de documentos físicos para evitar riesgos legales, sanciones y pérdidas de información sensible.
Lineamientos jurídicos para la conservación y eliminación de documentos físicos
Según la Guía de conservación y eliminación de documentos personales de la SCJN, las organizaciones que manejen datos personales en formato físico están obligadas a:
- Conservar los documentos únicamente por el tiempo que sea necesario para cumplir con la finalidad que dio origen a su recopilación.
- Aplicar medidas de seguridad físicas que eviten la pérdida, daño, alteración o uso no autorizado de la información.
- Eliminar de forma segura aquellos documentos cuya vigencia legal o administrativa haya expirado, siguiendo métodos como la trituración o destrucción certificada.
- El incumplimiento de estos principios puede derivar en responsabilidades administrativas o penales, de acuerdo con la legislación mexicana en materia de protección de datos personales.
La guía de conservación y eliminación de documentos personales emitida por la SCJN establece principios fundamentales que toda organización debe cumplir al gestionar documentación física:
- Conservación limitada: Los documentos deben almacenarse solo durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad que originó su recopilación.
- Medidas de seguridad: Es indispensable implementar medidas físicas para evitar el acceso no autorizado, el deterioro o la pérdida de información.
- Eliminación segura: Una vez agotado el tiempo de conservación, los documentos deben ser destruidos de manera segura mediante métodos que garanticen su irrecuperabilidad.
No respetar estos lineamientos puede acarrear responsabilidades administrativas, civiles o incluso penales, según las disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales.
Almacenamiento de archivos en papel: mucho más que guardar cajas
Contar con un almacén de archivos adecuado permite a las empresas cumplir estos lineamientos, asegurando que la información:
- Se conserve en condiciones óptimas de seguridad y organización.
- Sea accesible solo para personas autorizadas.
- Pueda ser consultada y eliminada de manera trazable cuando corresponda.
Un servicio profesional de almacenamiento de archivos físicos ofrece protocolos estrictos de custodia, sistemas de indización documental y atención personalizada para consultas urgentes, factores que son esenciales para cumplir con las normativas actuales.
Beneficios del almacenamiento profesional de documentos físicos
Contratar un servicio especializado de resguardo de documentos físicos garantiza que tu empresa:
- Cumpla con las normas de conservación y eliminación de documentos con datos personales.
- Optimice el uso de espacios, reduciendo costos de almacenamiento interno.
- Mantenga la trazabilidad de cada documento almacenado.
- Evite sanciones derivadas del mal manejo de archivos sensibles.
- Asegure la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
Bases jurídicas que respaldan el correcto almacenamiento de documentos
Más allá de los lineamientos jurídicos mencionados, el resguardo de documentos físicos en México también se apoya en:
- La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), que establece los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad en el tratamiento de datos personales.
- La Ley General de Archivos, que define criterios sobre la conservación y organización de archivos en las instituciones públicas, y que sirve como referencia para buenas prácticas en el sector privado.
- Normas ISO 9001:2015, en cuanto a la gestión de calidad documental.
- Normas y políticas internas que cada empresa debe diseñar conforme a su actividad y tipo de documentos.
Cumplir con estas bases es una responsabilidad que protege a las organizaciones de riesgos legales y fortalece su gobernabilidad corporativa.
Invertir en servicios de almacenamiento de archivo organizados, seguros y jurídicamente compatibles no solo es una práctica de eficiencia operativa, sino una exigencia de responsabilidad institucional frente a los datos que se resguardan.
Cumplir con la ley no es una opción: es parte de construir empresas sólidas, confiables y resilientes, aún en la era de las TICs. Así que, si buscas estos servicios, te invitamos a consultar aquí.
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