La correcta gestión de la información no solo es una buena práctica: es una obligación legal y una necesidad estratégica. Muchas organizaciones, al acumular durante años documentos fiscales, contratos, expedientes y papelería confidencial, se enfrentan a un gran dilema: ¿qué hacer con el archivo muerto?
¿Qué es el archivo muerto?
Se conoce como “archivo muerto” a los documentos que, habiendo cumplido con su función administrativa, contable o legal, ya no son requeridos para uso frecuente. Sin embargo, aún pueden contener datos sensibles o confidenciales que requieren una destrucción de documentos o trituración de papel final segura.
¿Por qué destruirlos de manera profesional?
La destrucción de archivo muerto profesional no es un lujo, es una necesidad por los siguientes motivos:
El cumplimiento con el marco jurídico mexicano
La legislación mexicana establece disposiciones claras sobre la conservación y disposición de documentos:
- El Código Fiscal de la Federación (Art. 30) exige conservar documentación fiscal durante un periodo mínimo de cinco años, posteriormente cada empresa hace la valoración de la conservación física.
- La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) obliga a las empresas a garantizar la confidencialidad, integridad y destrucción segura de datos personales.
- La Ley General de Archivos también prevé procedimientos para la disposición documental una vez concluido el ciclo de vida del documento.
Incumplir estas normativas puede generar multas, sanciones e incluso daño reputacional.
La seguridad de la información
Documentos como contratos, facturas, expedientes, carpetas de clientes o reportes internos pueden contener información estratégica o confidencial. Un mal manejo —como desecharlos sin destruirlos— representa un riesgo directo de filtraciones, fraudes o suplantación de identidad.
El servicio profesional de destrucción de archivo muerto ofrece:
- Destrucción certificada de documentos confidenciales
- Procesos realizados en instalaciones especializadas
- Sin exposición de la información a terceros
- Contenedores de alta seguridad para recolección de documentos
Eficiencia y ahorro de espacio
Al conservar documentos innecesarios se desperdician recursos: espacio físico, tiempo de búsqueda y hasta costos de almacenamiento. El archivo muerto debe ser depurado periódicamente para que el archivo activo sea funcional y organizado.
Servicio personalizado, 24/7
Contar con un proveedor de trituración de documentos que ofrece atención personalizada las 24 horas permite que la destrucción de documentos no interfiera con las operaciones normales de la empresa. Además, se brinda apoyo en el análisis de depuración, facilitando saber qué conservar y qué desechar.
¿Qué incluye un buen servicio de destrucción documental?
Un proveedor confiable de trituración de documentos de archivo muerto en México debe ofrecer:
- Entrega de contenedores seguros para almacenar los documentos a destruir
- Destrucción de documentos fiscales, contratos, carpetas, expedientes y más
- Certificado oficial de destrucción como respaldo legal
- Proceso interno de trituración de papel en instalaciones seguras y controladas
Contratar un servicio especializado en destrucción de archivo muerto no solo protege la información confidencial de tu empresa y tus clientes, sino que también garantiza el cumplimiento legal y mejora la eficiencia operativa. Si buscas proveedores de este servicio, contacta aquí.
