Si estás considerando optimizar la gestión documental de tu empresa, la digitalización de documentos es una de las decisiones más acertadas que puedes tomar. No solo se trata de dejar atrás el papel; hablamos de eficiencia operativa, seguridad de la información y acceso inmediato a datos clave para tu negocio.
Pero no todos los proveedores son iguales. Elegir un buen servicio de digitalización de documentos puede marcar la diferencia entre tener un sistema funcional o terminar con archivos desorganizados y poco útiles. En este post, te comparto lo que deberías considerar antes de contratar un servicio de escaneo de documentos.
Precisión y fiabilidad del servicio
Antes que nada, asegúrate de que el proveedor tenga experiencia comprobable. La digitalización no es solo escanear hojas: se requiere precisión, control de calidad y procesos bien establecidos. Un buen servicio debe garantizar que cada documento esté correctamente escaneado, clasificado e identificado.
Seguridad de la información
Este es un punto crítico, especialmente si trabajas con documentos fiscales, legales, confidenciales o históricos. Pregunta cómo almacenan la información. Idealmente, deberían contar con servidores propios o soluciones seguras en la nube que impidan cualquier riesgo de filtración o pérdida.
También es importante que ofrezcan accesos controlados, para que solo las personas autorizadas puedan consultar la información.
Sistema de organización e indexación
Una de las mayores ventajas de contratar un buen servicio de digitalización de documentos es que toda tu información debe quedar bien organizada e indizada. Esto significa que puedas encontrar rápidamente lo que buscas por nombre, fecha, tipo de documento, número de expediente o palabra clave.
Evita proveedores que solo entregan PDFs sueltos sin un sistema de clasificación claro.
Tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
Hoy en día, el uso de OCR convierte los documentos escaneados en archivos buscables, lo que te permite encontrar información incluso dentro del contenido del archivo. Es especialmente útil para expedientes, libros contables, informes o contratos.
Verifica que el proveedor utilice OCR de calidad en su servicio de escaneo de documentos, y que lo aplique a todos los tipos de información que manejes.
Cobertura documental amplia
Cada empresa tiene diferentes necesidades, así que es importante que el servicio que contrates sepa trabajar con diversos tipos de documentos:
- Archivo muerto
- Documentos fiscales
- Documentos legales y confidenciales
- Documentos históricos
- Expedientes administrativos o laborales
- Libros contables
La experiencia en cada uno de estos formatos implica entender los niveles de confidencialidad, conservación y utilidad que requieren.
Ahorro de espacio y costos operativos
Un buen servicio de escaneo de documentos también te ayuda a reducir costos asociados a almacenamiento físico, papelería, impresión y tiempo del personal. A la vez, libera espacio en tu oficina para actividades más productivas.
Cumplimiento legal y fiscal
Para muchas empresas, tener documentos organizados y listos para ser consultados por auditores o autoridades fiscales es una necesidad legal. Asegúrate de que el servicio que contrates te facilite el cumplimiento normativo, especialmente en lo que respecta al SAT, contratos o controles internos.
Elegir un servicio de digitalización de documentos no es solo una cuestión de escanear y guardar. Busca un proveedor que entienda tu industria, que te ofrezca seguridad, acceso rápido, organización clara y tecnología de punta. Una buena decisión hoy puede ahorrarte cientos de horas y miles de pesos en el futuro. Si buscas proveedores de este servicio, te invitamos a contactar aquí.
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