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El almacenamiento de archivo de la industria usualmente genera una carga más de trabajo, cuando esta labor se destina a los empleados de la propia oficina. Sin embargo, al ser la documentación física una de las bases y herramientas más importantes para una empresa, otorgarle su propio espacio y estrategia de gestión documental, nos permite tener un mayor control y poder sobre nuestra información.
Organizar y aprovechar la documentación con la que cuentan nuestras empresas, permite que podamos utilizar esta información de valor con mayor confianza y rapidez, gracias al acceso oportuno que nos brinda la buena gestión de cada uno de los documentos almacenados.
En Safe Data te contamos 3 razones por las que la organización de tu documentación confidencial es relevante y cómo el almacenamiento de archivo profesional provoca en tu empresa múltiples beneficios, que se reflejan en tu productividad y reconocimiento ante el público.
Mejora la toma de decisiones
Al realizar una gestión documental de cada uno de los archivos confidenciales de nuestra empresa, podemos mejorar la toma de decisiones interna. Mediante el resguardo de documentos en bodegas destinadas al almacenamiento de archivo, podemos tener certeza de la totalidad de documentos e información que tenemos en nuestro poder, de manera que podamos emplearlos dentro de nuestros procesos.
Además, el almacenamiento de documentos permite mejorar la productividad de nuestro equipo de trabajo, ya que destinamos la tarea de gestión de archivos a especialistas. Se ha comprobado que retirar esta actividad de nuestras oficinas, hace que los trabajadores muestren una proactividad más significativa en sus áreas de trabajo.
Favorece la circulación y renovación de tu información
En las oficinas, la generación de nueva documentación es constante, por lo que contar con una buena organización permite tener un panorama más claro de la información que se tiene disponible. Asimismo, con el apoyo de profesionales podemos identificar fácilmente los archivos que todavía son útiles y aquellos que han perdido su vigencia. Esto ayuda a desechar papeles innecesarios para tu empresa y a conservar únicamente la información más valiosa.
Cumplimiento de normas de calidad de tu empresa
Algunas normativas nacionales e internacionales, como la ISO, otorgan certificaciones de calidad a las empresas, de acuerdo con la organización que implementan en sus procesos. Esta estructura comienza desde lo más simple, como es la gestión de documentos.
Por eso, contar con un almacén de archivos que no solo resguarde nuestra información, sino que también nos brinde una indización de nuestros documentos, nos permite mantener un espacio más organizado y aprovechar los datos que tenemos disponibles de manera óptima, para ofrecer una mejor imagen de nuestra compañía.
Encuentra en Safe Data la solución en almacenamiento de archivo que tu empresa necesita. Nosotros podemos ayudarte a gestionar y almacenar cajas con tu información más valiosa, en instalaciones especializadas y estratégicamente ubicadas. Contáctanos para brindarte atención personalizada y un servicio a la medida de tus necesidades.
