Si estás considerando implementar un servicio de digitalización de documentos en tu empresa, probablemente ya sepas que no se trata solo de reducir el uso de papel. Se trata de optimizar procesos, mejorar la seguridad de la información, y, sobre todo, facilitar el acceso y la gestión de los archivos clave para la operación diaria.
Pero la necesidad de digitalizar no es igual para todos los documentos. Cada tipo cumple una función diferente, y, por lo tanto, la digitalización también aporta beneficios distintos en cada caso. A continuación, te explico por qué conviene digitalizar, según el tipo de documento, para que tomes decisiones más informadas y estratégicas.
Los expedientes (ya sean laborales, médicos, legales o administrativos) suelen acumularse rápidamente y estar en constante uso. Digitalizarlos te permite:
Si tu equipo todavía pierde tiempo buscando documentos en archivadores, esta es una de las áreas donde verás beneficios inmediatos.
Este tipo de archivo contiene documentos que ya no están en uso activo, pero que, por normativas legales o políticas internas, deben conservarse durante años. Aquí, digitalizar tiene un propósito claro:
El archivo muerto digitalizado pasa de ser una carga a una base documental fácilmente accesible y protegida.
Cuando hablamos de documentación confidencial, como contratos, actas, informes estratégicos o historiales de empleados, la seguridad es lo primero. Digitalizar con un proveedor que garantice protocolos de acceso seguro y cifrado de la información te permite:
No se trata solo de servicio de escaneo convencional: la digitalización de datos sensibles debe hacerse con sistemas robustos y confiables.
Las facturas son uno de los documentos más críticos para cualquier empresa. No solo por su relación con el SAT, sino porque están directamente ligadas al flujo de efectivo, pagos, cobros y contabilidad. Digitalizarlas (idealmente con OCR) permite:
Hoy en día, no tener tus facturas organizadas y accesibles digitalmente es simplemente un riesgo innecesario.
Estos documentos incluyen solicitudes, actas internas, informes operativos, autorizaciones, oficios, entre otros. Suelen ser voluminosos y dispersos, pero fundamentales para la toma de decisiones y el seguimiento interno. Digitalizarlos mejora:
Cuando todo está en digital, los procesos se aceleran y se reducen errores por pérdida o confusión.
Más allá de las facturas, también hay otros documentos fiscales que deben conservarse, como declaraciones, estados financieros, comprobantes, CFDI y reportes contables. Tener estos archivos digitalizados te permite:
En pocas palabras, te da control y tranquilidad frente a cualquier auditoría.
Cada tipo de documento digitalizado cumple un rol en la eficiencia, seguridad y continuidad operativa de tu empresa. Lo importante es no esperar a que “algo pase” para empezar a organizar. Digitalizar hoy es prevenir errores, ahorrar tiempo y tomar decisiones más ágiles mañana.
Al evaluar un servicio de escaneo de documentos, asegúrate de que entiendan las diferencias entre estos tipos de archivos y puedan ofrecer soluciones específicas para cada uno. Si estás buscando proveedores, contacta aquí.
Contenido relacionado:
https://destrucciondearchivomuerto.com/